Compliance & Verhaltenskodex

Dieser Verhaltenskodex gilt für sämtliche Gesellschaften des SWM Konzerns im Sinne der SWM Konzernrichtlinie sowie für die SWM Gasbeteiligungs Verwaltungs GmbH und die SWM Gasbeteiligungs GmbH & Co. KG (nachfolgend auch insgesamt als „SWM Gesellschaften“ oder „SWM“ und einzeln jeweils als „SWM Gesellschaft“ bezeichnet). Bei Gesellschaften außerhalb der SWM, an denen eine SWM Gesellschaft unmittelbar oder mittelbar beteiligt ist (Beteiligungsgesellschaften), ist auf die Anwendung der Grundsätze des vorliegenden Verhaltenskodexes hinzuwirken.

Der Verhaltenskodex beinhaltet als Konzernrichtlinie die grundlegenden Verhaltensregeln, die von allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern und den Mitgliedern der Geschäftsführungen der SWM Gesellschaften zu beachten sind. Er stellt das übergeordnete Compliance Regelwerk dar und wird durch darunter liegende Regelwerke wie Richtlinien oder Betriebsvereinbarungen weiter konkretisiert.

2.1. Wir halten uns an Recht und Gesetz.

In allen Bereichen ihres unternehmerischen Handelns gelten für die SWM und ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Gesetze, Verordnungen und vergleichbare Vorschriften sowie interne Regelungen. Die SWM bekennen sich uneingeschränkt zu rechtmäßigem Verhalten. Die Mitarbeiter sind verpflichtet, alle in ihrem Arbeitsumfeld anwendbaren Gesetze sowie externe und interne Vorschriften zu beachten.

2.2. Wir weisen auf Rechts- oder Regelverstöße hin.

Jeder Mitarbeiter ist aufgefordert, bei möglichen Rechts- oder Regelverstößen seinen Vorgesetzten oder die jeweils kompetenten Ansprechpartner im Unternehmen zu informieren.

Darüber hinaus können Mitarbeiter, Geschäftspartner, Kunden und Lieferanten sowie sonstige Dritte über das Hinweisgebersystem der SWM auf mögliche Verstöße hinweisen, wenn sie einen Verdacht auf illegale Geschäftspraktiken wie Korruption, Betrug, Untreue, Verstöße gegen Kartellrecht oder ähnliche Verstöße mit Bezug auf ein Unternehmen der SWM haben. Entsprechende Hinweise nimmt die Stabsstelle Konzernordnung und Compliance (interne Hinweisstelle) entgegen. Darüber hinaus steht ein Rechtsanwalt als externer Ombudsmann zur Verfügung, an den man sich für eine Meldung möglicher Verstöße alternativ wenden kann. Näheres regelt die Konzernbetriebsvereinbarung Hinweisgebersystem.

2.3. Wir nehmen unsere Verantwortung für regelkonformes Verhalten wahr.

Jeder Mitarbeiter ist persönlich dafür verantwortlich, in seinem Verantwortungsbereich Recht und Gesetz einzuhalten. Bei Zweifelsfragen hinsichtlich des eigenen Verhaltens oder des Verhaltens eines anderen ist kompetenter Rat einzuholen.

Jede Führungskraft ist Vorbild und hat ihr Handeln in besonderem Maße an den Verhaltensgrundsätzen auszurichten. Durch regelmäßige Information und Aufklärung über die für den Arbeitsbereich relevanten Pflichten und Befugnisse fördert die Führungskraft das regelkonforme Verhalten ihrer Mitarbeiter. Im Rahmen ihrer Führungsaufgabe beugen Führungskräfte nicht akzeptablem Verhalten vor. Sie tragen dafür Verantwortung, dass in ihrem Verantwortungsbereich keine Regelverstöße geschehen, die durch angemessene Organisation und Aufsicht hätten verhindert oder erschwert werden können. Bei Verstößen ergreifen sie die im Einzelfall gebotenen Maßnahmen (Ziffer 7).

2.4. Wir handeln im Interesse und zum Wohl der SWM.

Das Handeln der Mitarbeiter richtet sich an dem Interesse und dem Wohl der SWM aus. Die Interessen der SWM sind vorrangig vor den Interessen einzelner Unternehmen, Unternehmensbereiche oder Organisationseinheiten. Eine Besserstellung einzelner Bereiche zu Lasten anderer Bereiche ist nur zulässig, wenn dies für die SWM insgesamt vorteilhaft ist. Bei der Betrachtung der Wirtschaftlichkeit von Maßnahmen, die sich auf andere Organisationseinheiten auswirken, sind auch die entsprechenden Folgekosten für die anderen Organisationseinheiten mit anzusetzen. Zudem sind wir der Eigentümerin, der Landeshauptstadt München, verpflichtet. Wir achten und respektieren die demokratischen und kommunalen Entscheidungen und Entscheidungsprozesse. Wir berücksichtigen die Interessen der Landeshauptstadt München.

2.5. Wir handeln kooperativ und partnerschaftlich.

Der Umgang miteinander ist über alle Bereiche und Hierarchien geprägt von Wertschätzung, Kollegialität, Teamgeist, Professionalität und Menschlichkeit. Die persönliche Würde, Privatsphäre und Persönlichkeitsrechte jedes Menschen sind zu respektieren und zu achten. Dies gilt auch für das Verhalten der Mitarbeiter nach außen. Diskriminierung, Belästigung und Beleidigung sind unzulässig und werden nicht toleriert. Kein Mitarbeiter oder Bewerber darf aus Gründen der ethnischen oder sozialen Herkunft, der Hautfarbe, der Nationalität, des Geschlechts, der Religion oder Weltanschauung, einer Behinderung, des Alters oder der sexuellen Identität benachteiligt werden.

Die gesetzlichen Regelungen zur Arbeitszeit und Vereinigungsfreiheit, das Recht auf Kollektivverhandlungen sowie die gesetzlichen Urlaubs-, Krankheits- sowie Kündigungsregelungen werden beachtet. Vereinbarte Mindestlöhne und Sozialstandards werden nicht unterschritten. Die Gesetze zu dem Verbot von Kinderarbeit werden eingehalten.

Eine vertrauensvolle und enge Zusammenarbeit mit den Arbeitnehmervertretern, bestimmt durch einen offenen und konstruktiven Dialog sowie gegenseitigen Respekt, ist maßgeblicher Bestandteil der Unternehmenspolitik. Die betriebliche Mitbestimmung wird geachtet.

2.6. Wir treffen Entscheidungen mit der erforderlichen Sorgfalt.

Entscheidungen im Unternehmen sind mit der erforderlichen Sorgfalt zu treffen. Dies bedeutet, dass Entscheidungen angemessen vorzubereiten und dabei alle relevanten Entscheidungsalternativen mit ihren Auswirkungen einzubeziehen sind. Entscheidungen müssen sich am Wohl der SWM ausrichten und frei von sachfremden Einflüssen und Sonderinteressen sein. Zur Vorbereitung von Entscheidungen sind alle erforderlichen Informationen zu den relevanten Gesichtspunkten einzuholen, die relevanten internen Fachbereiche oder Ansprechpartner angemessen einzubinden und deren fachliche Stellungnahmen zu berücksichtigen.

2.7. Wir handeln verantwortlich gegenüber Umwelt und Gesellschaft.

Wir engagieren uns für eine intakte Umwelt, die Energiewende, sauberes Trinkwasser und nachhaltige Mobilität. Im Rahmen unserer Geschäftstätigkeiten bedenken wir die Auswirkungen auf Mensch, Umwelt und Gesellschaft und setzen uns für umweltschonende und gesundheitserhaltende Maßnahmen ein. Bei unseren Kunden fördern wir den effizienten Umgang mit Energie und Wasser wie auch die Nutzung des öffentlichen Nahverkehrs.

Wir nutzen die Einrichtungen und das Eigentum der SWM nur für betriebliche Zwecke.

Betriebliche Einrichtungen und Eigentum der SWM, z. B. Fahrzeuge, Werkzeuge, Ersatzteile, Büromaterial, Dokumente, Computer, Drucker, Kopierer und Datenträger, dürfen nur für betriebliche Zwecke genutzt werden und nicht aus dem räumlichen Bereich des Unternehmens entfernt werden, wenn von hierzu autorisierten Personen oder Gremien oder in SWM internen Vorschriften nicht etwas anderes festgelegt worden ist. Die Mitarbeiter sind verpflichtet, das Eigentum der SWM vor Verlust, Diebstahl und Missbrauch zu schützen.

4.1. Wir vermeiden Interessenkonflikte.

Die privaten Interessen des Mitarbeiters und die Interessen des Unternehmens sind voneinander zu trennen, um mögliche Interessenkonflikte zu vermeiden.

Interessenkonflikte entstehen dann, wenn Mitarbeiter zum Nachteil der Interessen der SWM eigene Aktivitäten oder persönliche Interessen verfolgen. Der Mitarbeiter hat jedes persönliche Interesse, das im Zusammenhang mit der Durchführung seiner betrieblichen Aufgaben bestehen könnte, seiner Führungskraft schriftlich mitzuteilen. Davon unberührt bleiben die Vereinbarkeit von Beruf und Familie sowie die Geltendmachung der sich aus dem Gesetz, aus Tarifverträgen, Betriebsvereinbarungen oder dem Arbeitsvertrag ergebenden Rechte des Arbeitnehmers. Die nachfolgenden Regelungen sind dabei besonders zu beachten.

4.2. Wir beauftragen privat keine Firmen, mit denen wir im Rahmen unserer Tätigkeit bei den SWM geschäftlich zu tun haben.

Mitarbeiter dürfen keine privaten Aufträge von Firmen ausführen lassen, mit denen sie im Rahmen ihrer Tätigkeit bei den SWM geschäftlich zu tun haben. Dies gilt im Besonderen, wenn der Mitarbeiter auf die Beauftragung der Firma für die SWM direkt oder indirekt Einfluss hat oder Einfluss nehmen kann. Ausgenommen sind Geschäfte des täglichen Bedarfs, die zu marktüblichen Konditionen eingegangen werden. Ist eine Beauftragung in einem Ausnahmefall erforderlich oder sinnvoll, so hat der Mitarbeiter dies seiner Führungskraft anzuzeigen. Ist ein Mitarbeiter an dem Gesellschaftsvermögen eines Geschäftspartners einer SWM Gesellschaft direkt oder indirekt beteiligt oder ist er für einen Geschäftspartner einer SWM Gesellschaft tätig (z. B. als Berater, Geschäftsführer oder Aufsichtsrat), muss er dies der Personalabteilung anzeigen, wenn er mit dem jeweiligen Unternehmen im Rahmen seiner Tätigkeit bei den SWM befasst ist. Bei börsennotierten Unternehmen liegt eine Beteiligung im vorstehenden Sinne jedoch nur vor, wenn die Beteiligung ein Prozent des Grundkapitals des Unternehmens überschreitet.

4.3. Wir oder unsere Angehörigen gehen keine unternehmerischen Geschäftsbeziehungen mit den SWM ein.

Mitarbeitern ist es untersagt, eine eigene unternehmerische Tätigkeit oder die von Angehörigen einer SWM Gesellschaft anzubieten oder gegenüber einer SWM Gesellschaft zu erbringen. Ausnahmen bedürfen eines sachlichen Grundes und der Genehmigung des zuständigen Leiters erster Ebene. Im Falle einer Ausnahmegenehmigung ist sicherzustellen, dass der Betroffene auf die Beauftragung des Drittunternehmens bzw. Vertragsgestaltung, die Festlegung der von dem Drittunternehmen zu erbringenden Leistung, die Beurteilung der Leistung und die Leistungsabrechnung keinen Einfluss hat oder nehmen könnte.

4.4. Wir machen den SWM keinen Wettbewerb.

Es ist untersagt, ein Unternehmen zu führen oder für ein Unternehmen zu arbeiten, das mit einer SWM Gesellschaft im Wettbewerb steht, außer wenn die SWM an diesem Unternehmen direkt oder indirekt beteiligt sind. Dies gilt auch für Nebentätigkeiten, die eine Konkurrenzsituation für die SWM darstellen könnten. Direkte oder indirekte Beteiligungen an einem Wettbewerbsunternehmen müssen der Personalabteilung mitgeteilt werden, wenn die Beteiligung ein Prozent des Grundkapitals überschreitet.

4.5. Wir nutzen keine Insiderinformationen für private Zwecke.

Mitarbeitern ist es untersagt, nicht öffentlich zugängliche Informationen, die sie im Rahmen ihrer Tätigkeit für die SWM erhalten, dazu zu nutzen, finanzielle oder geschäftliche Vorteile für sich oder Dritte zu erzielen.

4.6. Wir zeigen entgeltliche Nebentätigkeiten schriftlich an und halten uns an die Vorgaben.

Jede entgeltliche Nebentätigkeit ist den SWM rechtzeitig vor deren Ausübung schriftlich anzuzeigen. Die Nebentätigkeit darf nicht dazu geeignet sein, die Erfüllung der arbeitsvertraglichen Pflichten oder berechtigte Interessen der SWM zu beeinträchtigen. Die Nutzung und Beanspruchung von Material, Einrichtungen und Personal der SWM bei der Ausübung einer Nebentätigkeit sowie deren Ausübung während der Arbeitszeit sind grundsätzlich nicht gestattet.

Tätigkeiten, die im Zusammenhang mit der Tätigkeit bei den SWM stehen oder auf Veranlassung der SWM durchgeführt werden, gelten nicht als Nebentätigkeit im Sinne des vorstehenden Absatzes. Sollte ein Mitarbeiter in diesen Fällen Honorarzahlungen oder andere Vergünstigungen für Vorträge, Veröffentlichungen, öffentliche Auftritte oder vergleichbare Tätigkeiten erhalten, so hat er dies seinem Vorgesetzten anzuzeigen. Sämtliche sich daraus ergebenden Vergütungen sind an die SWM abzuführen, sofern mit den SWM nichts anderes vereinbart ist.

5.1. Wir dulden keine Korruption oder andere unlautere Geschäftspraktiken.

Die SWM dulden keine Korruption oder andere unlautere Geschäftspraktiken. Verboten und strafbar ist sowohl die Gewährung als auch die Annahme von Zuwendungen zur Beeinflussung von Entscheidungen. Im Umgang mit Geschäftspartnern und Wettbewerbern sowie staatlichen Stellen dürfen Mitarbeiter Zuwendungen nur dann annehmen oder gewähren, wenn ausgeschlossen ist, dass hierdurch der Eindruck einer Beeinflussung von Entscheidungen entstehen kann. Näheres regelt die Richtlinie über den Umgang mit Zuwendungen.

5.2. Wir verhalten uns im Wettbewerb fair und beachten die geltenden Gesetze.

Die SWM verhalten sich im Wettbewerb fair und beachten die geltenden Gesetze. Ein Verstoß kann zu schweren Strafen für die SWM und die handelnden Personen führen. Gegen Unter-nehmen können hohe Bußgelder verhängt werden. Darüber hinaus können im Rahmen zivilrechtlicher Klagen hohe Schadensersatzzahlungen festgesetzt werden.

Alle Geschäfte werden in Übereinstimmung mit den jeweils geltenden Kartellgesetzen geführt. Unzulässig sind vor allem ausdrückliche oder stillschweigende, formale oder informelle Absprachen, Vereinbarungen, Abstimmungen oder ein Informationsaustausch mit Wettbewerbern über wettbewerbsrelevante Informationen wie z.B. Preise, Preiskalkulation, Preisbestandteile und andere Konditionen, Markt-, Kunden- oder Gebietsaufteilungen, Aufträge und Auftragseingang, Kapazitäten, Erzeugungsmengen und -quoten, zukünftiges Marktverhalten.

Kartellrechtliche Bestimmungen, die sich mit weiteren wettbewerbsbeschränkenden Handlungen und Verhaltensweisen befassen, beispielsweise vertikalen Wettbewerbsbeschränkungen oder dem Missbrauch einer marktbeherrschenden Stellung, sind sehr komplex. Daher ist stets im Voraus die Rechtsabteilung zu Rate zu ziehen, wenn eine Vereinbarung möglicherweise eine Wettbewerbsbeschränkung in irgendeiner Form beinhaltet.

5.3. Wir erwarten auch von unseren Geschäftspartnern rechtlich und ethisch einwandfreies Handeln.

Die SWM tätigen ihre Geschäfte mit rechtlich und ethisch einwandfreien Mitteln. Das Gleiche erwarten wir von unseren Geschäftspartnern. Die SWM vermeiden Geschäftsbeziehungen zu Unternehmen, von denen öffentlich bekannt ist, dass sie Grundsätze dieses Verhaltenskodexes missachten und keine geeigneten Maßnahmen zu deren Behebung ergreifen. Wichtigen Geschäftspartnern ist dieser Verhaltenskodex zur Kenntnis zu bringen.

5.4. Wir handeln bei Spenden und Sponsoring transparent und nachvollziehbar.

Die SWM engagieren sich in begrenztem Umfang auch durch Sponsorentätigkeit oder die Vergabe von Spenden. Hierbei sind die folgenden Grundsätze zu beachten.
Die Vergabe einer Spende muss transparent sein und dokumentiert werden. Spenden dürfen ausschließlich auf freiwilliger Basis und ohne Erwartung einer Gegenleistung getätigt werden. Sie dürfen nur an Institutionen zur Förderung von Bildung und Wissenschaft, Kunst und Kultur sowie für soziale oder andere als förderwürdig anerkannte Zwecke vergeben werden. Spenden an politische Parteien sind nicht zulässig.

Sponsoring basiert auf dem Prinzip von Leistung und Gegenleistung und setzt ein durch Verantwortung, Angemessenheit und Transparenz geprägtes Handeln voraus. Sponsoringaktivitäten dürfen nur für einen seriösen geschäftlichen Zweck erfolgen, müssen in einem angemessenen Verhältnis zu der vom Sponsoringnehmer gewährten Gegenleistung stehen und in einem schriftlichen Vertrag niedergelegt werden. Durch ein Sponsoring darf nicht der Anschein einer unzulässigen Beeinflussung des Sponsoringnehmers in Bezug auf Verhandlungen oder Entscheidungen entstehen.

5.5. Wir prüfen ein Entgegenkommen sehr sorgfältig

Für die Erklärung von Erlassen, Teilerlassen, die Erbringung einer Leistung, die über das vertraglich Vereinbarte oder gesetzlich Vorgesehene hinausgeht (Übererfüllung), sowie den Abschluss von Vergleichen im Namen einer SWM Gesellschaft müssen folgende Voraussetzungen erfüllt und deren Beachtung angemessen dokumentiert sein:

Handeln ausschließlich im Interesse bzw. zum Wohl der SWM
Handeln auf der Grundlage angemessener Informationen
Abwägung aller für die Entscheidung relevanten Aspekte und Handlungsoptionen
Handeln ohne Sonderinteressen und sachfremde Einflüsse
Einbindung aller relevanten fachlichen Ansprechpartner soweit erforderlich oder zweckmäßig und Berücksichtigung entsprechender fachlicher Stellungnahmen

Erlasse, Teilerlasse und Vergleiche mit einem Gegenstandswert von bis zu 50.000 Euro, die namens einer SWM Gesellschaft erklärt werden, bedürfen der vorherigen Zustimmung der zuständigen Führungskraft des handelnden Mitarbeiters. Für darüber hinausgehende Beträge sind die entsprechenden Vorschriften sind zu beachten.

5.6. Wir schließen Beraterverträge nur ab, wenn die Vergütung in einem angemessenen Verhältnis zu den zu leistenden Diensten steht.

Beraterverträge dürfen nur mit Personen oder Gesellschaften geschlossen werden, die durch ihre Qualifikation nachvollziehbar zur Fortentwicklung der SWM beitragen. Die Höhe der Vergütung muss in einem angemessenen Verhältnis zu dem Wert der zu erbringenden Leistung und der persönlichen Qualifikation des Beraters stehen. Zahlungen erfolgen grundsätzlich erst, wenn die vereinbarte Leistung erbracht wurde. Werden im Zusammenhang mit der Vergabe von Aufträgen an Dritte Berater beauftragt, dürfen diesen keine Entscheidungskompetenzen im Hinblick auf die Vergabeentscheidung eingeräumt werden. Soll ein Berater für die SWM Geschäftsbeziehungen zu Dritten aufbauen, ist durch eine entsprechende vertragliche Vereinbarung sicherzustellen, dass der Berater die Compliance Standards der SWM einhält.

6.1. Wir halten uns an die Verschwiegenheitspflicht.

Die Mitarbeiter sind zur Verschwiegenheit bei allen vertraulichen Angelegenheiten der SWM sowie bei allen vertraulichen Informationen von oder über Geschäftspartner und Kunden der SWM verpflichtet. Vertraulich sind alle Informationen, die als solche gekennzeichnet sind oder von denen anzunehmen ist, dass sie nicht öffentlich bekannt sind und auch nicht bekannt gemacht werden sollen, zum Beispiel, weil sie für Wettbewerber oder potentielle Lieferanten von Nutzen sein und bei ihrer Offenlegung den SWM schaden könnten. Nur ausdrücklich hierzu autorisierte Personen sind befugt, Informationen, die die SWM oder ihre Geschäftspartner betreffen, an die Öffentlichkeit oder an Dritte weiterzugeben. Im Zweifel sind interne Informationen gegenüber Dritten immer vertraulich zu behandeln. Näheres regelt die Durchführungsrichtlinie DR01 des Handbuchs für Datenschutz und Informationssicherheit.

6.2. Wir erheben, verarbeiten und nutzen personenbezogene Daten nur, wenn dies zulässig ist.

Die Mitarbeiter sind verpflichtet, die geltenden Datenschutzvorschriften einzuhalten. Personen-bezogene Daten dürfen nur erhoben, verarbeitet oder genutzt werden, soweit dies für festgelegte, eindeutige und rechtmäßige Zwecke erforderlich ist. Darüber hinaus müssen personenbezogene Daten sicher aufbewahrt werden und dürfen nur unter Anwendung der nötigen Vorsichtsmaßnahmen übertragen werden. Die Verwendung von Daten muss für die Betroffenen transparent sein. Ihre Rechte sind zu wahren.

6.3. Wir respektieren die Unabhängigkeit der Medien und der Politik.

Die SWM respektieren die professionelle Unabhängigkeit von Journalisten und Medien. Für die Gewährung von Zuwendungen an Journalisten und sonstige Vertreter der Medien gilt Ziffer 5.1. entsprechend. Die SWM verhalten sich parteipolitisch neutral.

Alle Mitglieder der Geschäftsführungen der SWM Gesellschaften und Mitarbeiter der SWM sind verpflichtet, den Verhaltenskodex einzuhalten. Die Führungskräfte tragen eine besondere Verantwortung für die Vermittlung und Umsetzung der darin enthaltenen Leitlinien. Jeder Mitarbeiter ist persönlich für die Einhaltung dieses Verhaltenskodexes verantwortlich. Bei Zweifelsfragen hinsichtlich seines eigenen Verhaltens oder des Verhaltens eines anderen hat jeder Mitarbeiter kompetenten Rat einzuholen.

Verstöße gegen diesen Verhaltenskodex können zu Konsequenzen für das Arbeitsverhältnis und dessen Bestand wie auch Schadensersatzforderungen führen. Sie können auch strafrechtliche Folgen nach sich ziehen.